Privacyverklaring

Privacyverklaring Olino Paperworks Int BV.

Olino Paperworks Int bv. (hierna: Olino) verwerkt persoonsgegevens en wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. Hieronder geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door olino in haar administratie en systemen.

Communicatie

Deze privacyverklaring is terug te vinden op www.olinopaperworks.com en op te vragen via [email protected]

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de betrokkene). Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens. Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens, dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld uw BSN nummer, gezondheids- of medische gegevens. Informatie die niet direct aan uw echte identiteit kan worden gekoppeld, zoals favoriete websites of aantal gebruikers van een website, wordt niet beschouwd als persoonsgegevens.

Waarom hebben wij persoonsgegevens nodig?

Olino heeft persoonsgegevens nodig om het werk goed te kunnen uitvoeren, het kunnen invullen van goed werkgeverschap, het kunnen uitvoeren van opdrachten en afspraken en het kunnen leveren van diensten, producten en informatie. Wij gebruiken deze gegevens onder meer voor:

  • Administreren van personeel, zoals werknemers, uitzend- en inleenkrachten en sollicitanten;
  • Administreren van klanten, opdrachtgevers, leveranciers en relaties;
  • Verrichten van inkoop-, verkoop- en marketingactiviteiten;
  • Promotiedoeleinden, waaronder beeldmateriaal;
  • Communicatie met alle betrokkenen;
  • Onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening;
  • Intern beheer van de organisatie;
  • Uitvoeren van opdrachten, diensten, goederenhandelingen en leveren van producten, waaronder import, export, opslag en vervoer van goederen;
  • Uitvoeren van facturen aan en inningen van debiteuren;
  • Uitvoeren van facturen van en betalingen aan crediteuren, zoals leveranciers;
  • Uitvoeren van aangiften en betalingen aan overheidsinstanties, zoals de douane voor onder meer in- en uitvoerrechten;
  • Voeren van salaris- en vergoedingenadministratie;
  • Boekhouden en laten uitvoeren van controle;
  • Afhandelen van vragen, geschillen en klachten;
  • Nakomen van wettelijke verplichtingen.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Olino verzamelt allerlei gegevens van natuurlijke personen. We verzamelen persoonsgegevens van medewerkers, uitzend- en inleenkrachten, sollicitanten, klanten, opdrachtgevers, relaties en leveranciers.

Het verwerken van de persoonsgegevens door Olino is gebaseerd op (de intentie tot) het aangaan van een overeenkomst, zoals werkgeverschap, het leveren van een product en dienst. Het komt voor dat wij voor een specifiek doel, uw expliciete toestemming vragen. Indien u toestemming verleent, kunt u uw toestemming eenvoudig weer intrekken door dit aan ons te melden. 
In onze privacyverklaring is vastgelegd hoe Olino met persoonsgegevens omgaat, waarvoor deze worden gebruikt en hoe we ze beschermen.

Registratie persoonsgegevens

Olino registreert alle persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om als werkgever en opdrachtgever haar taken te kunnen uitvoeren.

Olino registreert alleen die persoonsgegevens van sollicitanten die noodzakelijk zijn om tot besluitvorming te kunnen komen.

Olino registreert alleen die persoonsgegevens van klanten, afzenders en ontvangers en leveranciers die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van haar werkzaamheden. De registratie van klantgegevens geschiedt door:

  • Rechtstreekse inschrijving bij Olino;
  • Het verstrekken van opdrachten voor importeren, exporteren, vervoeren en opslaan van goederen of pakketten;
  • Het ontvangen van gegevens van bedrijven die goederen versturen en die via Olino worden vervoerd, opgeslagen en geleverd.

In het kader van goederenhandelingen registreert Olino klantgegevens die kunnen bestaan uit naw-gegevens (verzender, ontvanger), ophaal- en afleveradressen, contactgegevens, opdrachtinformatie, omschrijving van goederen, aantal stuks, gewicht en waarde (van goed of zending) en handtekening/ondertekening.

In het kader van wettelijke eisen, zoals bij het verzenden van luchtvrachtgoederen, is Olino verplicht de identiteit van een persoon te controleren en het identiteitsnummer (niet het BSN) van het betreffende identiteitstype zoals paspoort, id-kaart en rijbewijs te registreren.

 

Financiële gegevens

Om de financiële administratie uit te voeren leggen we alle gegevens vast om financiële transacties te kunnen uitvoeren, rapporteren en verantwoorden. Het betreft onder meer bankgegevens, persoonsgegevens, rekeninggegevens en gegevens betreffende de geldtransactie.

 

Hoe gebruiken en beschermen we persoonsgegevens?

Olino koppelt persoonsgegevens eventueel aan unieke codes, zoals een werknemersnummer, administratienummer, contractnummer, pakketnummer en  goederennummer om communicatie mogelijk te maken.

Alle overige persoonsgegevens

We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig zijn voor onze werkzaamheden. Wij publiceren nooit zonder toestemming persoonsgegevens.  Wij vragen altijd expliciet toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal voor promotie en marketing doeleinden.

Online media

Olino maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief en/of e-mailberichten en/of sociale media waarin relevante informatie wordt gedeeld. Alle betrokkenen ontvangen deze nieuwsbrief/bericht op het opgegeven (e-mail)adres bij registratie. Er is mogelijkheid voor een Opt-Out.

Op www.olinopaperworks.com worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Geheimhouding

Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om en is gebonden aan geheimhoudingsplicht.

 

Toegang tot gegevens

Alleen personen die het echt nodig hebben voor de uitvoering van hun taak, werk of werkzaamheden hebben toegang tot persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.

 

Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens in ieder geval volgens de wettelijke bewaartermijnen. Voor het bijhouden van de historie en onderzoek worden bepaalde persoonsgegevens langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. Overige persoonsgegevens worden na de wettelijke bewaartermijn vernietigd of we bewaren ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon.

 

Sollicitatiegegevens zenden we binnen vier weken na afwijzing terug, verwijderen of  vernietigen we. We kunnen aan de sollicitant toestemming vragen om de sollicitatiegegevens gedurende een jaar te bewaren. Na een jaar kunnen we de sollicitant benaderen voor het actualiseren van die gegevens c.q. verlengen van de toestemming.

 

 

 

Beveiliging

Wij nemen alle noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

 

Gegevens delen met andere organisaties

Olino gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken, zoals bijvoorbeeld (douane)expediteurs en vervoerders. 
Als een andere partij of instantie werk voor ons verricht, moet deze partij een bewerkersovereenkomst getekend hebben, waarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen en mogen verwerken en hoe ze er mee om moeten gaan.

Voor IT-dienstverleners en providers, bijvoorbeeld bij het gebruik van e-mail en sociale media, geldt hun privacyverklaring als bewerkersovereenkomst.   

Bepaalde gegevens van zendingen worden aan de autoriteiten van het land van vezending, doorvoer of bestemming verstrekt ten behoeve van het vereffenen van douane- en belastingheffingen of voor veiligheidscontroles, zoals vereist door de wetgeving van het betreffende land. De verstrekte informatie omvat normaliter: naw-gegevens (verzender, ontvanger), ophaal- en afleveradressen, contactgegevens, opdrachtinformatie, omschrijving van goederen, aantal stuks, gewicht en waarde (van goed of zending) en handtekening/ondertekening. Dergelijke gegevens worden veelal door een vrachtbrief ook verstrekt aan alle betrokken partijen bij het vervoer, zoals vervoerders, rederijen, zee-/ luchtvaartmaatschappijen en dergelijke 

Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

 

Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

Olino heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens in het kader van werkgeverschap alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacyverordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

 

Voor IT-dienstverleners en providers, bijvoorbeeld bij het gebruik van e-mail en sociale media, geldt dat zij vaak buiten de EU zijn gevestigd. Voor diensten die zij binnen de EU aanbieden hanteren wij hun privacyverklaring. Zo ook voor alle partijen en autoriteiten die  betrokken zijn bij grensoverschrijdende goederenhandelingen.

 

Voor goederenhandelingen buiten de EU worden persoonsgegevens verstrekt aan alle betrokken partijen bij het vervoeren (verzending en ontvangst) van de goederen.

 

Welke rechten heeft u?

Elke betrokkene (iedere natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt) heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming, overdracht en het recht op verzet ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens.

 

Verzoeken tot inzage

Verzoeken tot inzage kunnen via e-mail of schriftelijk worden ingediend bij Olino Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan krijgt de verzoeker een volledig overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens. 
De navolgende gegevens worden niet door Olino overlegd:

  • Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik;
  • Persoonsgegevens van derden;
  • Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG.

 

Voordat een verzoek tot inzage in behandeling wordt genomen moet de betrokkene zich eerst hebben geïdentificeerd. Betrokkenen kunnen dit doen door langs te komen en ID kaart of paspoort (het origineel) te tonen. Als de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord.

 

Het recht van correctie

Indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen.

 

Het recht van verwijdering (vergetelheid)

Indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de (fiscale) belastingdienst en douane, andere wettelijke bepalingen, verzekeringskwesties en (internationale) handel en vervoer opdrachten en afspraken.

In het kader van het laatste kunnen goederenhandelingen, zoals zendingen, over de hele wereld plaatsvinden en allerlei partijen zoals vervoerders bij betrokken zijn. De betrokken persoonsgegevens volgen de goederen, Olino kan deze gegevens niet (laten) verwijderen.

 

 

Recht van verzet

In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kan een betrokkene in bij de wet geregelde gevallen verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. 
Het verzoek dient via e-mail of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij Olino. We beslissen binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is dan beëindigen we direct de verwerking. Olino is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verstrekken van gegevens door Olino wettelijk verplicht is.

 

Het recht van dataportabiliteit

Op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst.
Het recht van bezwaar: 
Indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

 

Bekijken en wijzigen van uw persoonsgegevens

Wilt u de persoonsgegevens die Olino van u heeft, bekijken of wijzigen? Neemt u dan contact op met ons, via [email protected]olinopaperworks.nl.
In ons antwoord per e-mail geven wij verdere richtlijnen voor bezoek.

 

Persoonsgegevens en digitale media

Bij het regelen van zaken via de website geven gebruikers toestemming om hun persoonsgegevens vast te leggen. Als iemand een contactformulier op de website invult, of ons een brief/e-mail of anderzijds digitaal bericht stuurt, dan worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag. De persoonsgegevens die wij aangeleverd krijgen, via website of schriftelijk/e-mail, verwerken we volgens onze Privacyverklaring.

 

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken’ gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkene wordt geïnformeerd over wat er met zijn/haar persoonsgegevens is gebeurd.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Toepasselijkheid van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor personen die medewerker, uitzend- en inleenkrachten, sollicitant,, klant, opdrachtgever, relatie, leverancier, debiteur en crediteur, of betrokkene zijn van Olino

De website van Olino kan met een 'link' naar sommige andere organisaties verwijzen. Deze organisaties vallen niet onder deze privacyverklaring. Zij regelen zelf hoe zij met persoonsgegevens omgaan.

 

Wijzigingen van deze privacyverklaring

Olino .kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren u om deze regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van wijzigingen.